12 maneiras de maximizar o tempo e a vida

12 maneiras de maximizar o tempo e a vida

ou o impacto pode ser melhor alcançado se você entender claramente as 12 Regras do Tempo.

1. Tenha objetivos

Ser mais eficiente com o seu tempo é irrelevante se você não sabe como quer gastá-lo. No gerenciamento do tempo, a bússola é mais importante que o relógio. Saiba onde você quer ir e gaste seu tempo nas coisas que te levam até lá.

Muitas pessoas gastam energia tentando ser mais eficientes sem primeiro fazer o que é importante: estabelecer metas. É como estar perdido no caminho para uma nova cidade. Dirigir mais rápido não ajuda se você estiver indo na direção errada. Descobrir em que direção entrar e seguir nessa direção.

Depois de prepará-lo, sua lista de metas revelará o que é importante para você.

2. Analise como você gasta seu tempo

É sempre bom saber como você está gastando seu tempo agora. Você pode acompanhar isso definindo um cronômetro para desligar a cada 15 minutos; sempre que soar, escreva exatamente o que você está fazendo. Como alternativa, divida seu dia em blocos de 15 minutos e registre cada atividade que você faz.

Depois de ter seus registros de tempo, examine-os. Como eles se comparam aos seus objetivos? Você está gastando tempo onde estão suas prioridades?

3. Mantenha uma lista de tarefas

Isso parece muito simples, mas é realmente a base de todos os sistemas de gerenciamento de tempo. Sua lista de tarefas pode ser eletrônica, em papel fantasia, encadernada em um caderno ou folha solta. A chave é ter tudo o que você deseja realizar em uma lista. Minha lista de tarefas pode ter um item de uma linha, como “escrever relatório anual”, que me remete a um arquivo muito maior ou até mesmo a uma caixa de arquivo nesse item.

4. Priorize sua lista

Depois de ter a lista, determine quais são os itens importantes. Marque-os com um marcador, uma caneta vermelha ou de qualquer outra forma que os destaque.

Às vezes, acho que minha lista de tarefas é muito grande. Cada item na lista chama “preste atenção em mim!”, Embora a maioria deles não tenha sido destacada como importante. Nesses casos, pego uma folha de papel em branco, cubro minha lista de tarefas e anoto apenas os três ou quatro itens mais importantes. Esses são os únicos a se concentrar.

5. Controlar a procrastinação

Eu uso um número de truques para quebrar quaisquer tendências persistentes para procrastinar. Por exemplo, eu gosto de ter uma cópia impressa da minha lista de tarefas digitais. Reimprimi-lo todos os dias à medida que novos itens são adicionados e os preenchidos são descartados. É nessas horas que procuro os itens que marquei como prioridade alta, mas que não estão sendo concluídos.

As pessoas costumam dizer que tenho grande autocontrole. Na verdade, porém, muito disso é controle de ambiente. Eu controlo o meu ambiente para eliminar coisas que eu possa usar para procrastinar. Tirar jogos do seu computador, por exemplo, vender sua TV e se livrar dos trabalhos ocupados que você usa para evitar as tarefas importantes.

Eu desenvolvi um hábito eficaz que me ajudou a interromper a procrastinação: “Faça o pior primeiro”. No começo de cada dia, faço a única tarefa que mais me causa estresse e que não estou fazendo nada. Às vezes, dou apenas um quarto de hora – com base na teoria de que posso suportar praticamente qualquer coisa por 15 minutos. Freqüentemente é esse pequeno impulso que me atravessa.

Se ainda me vejo procrastinando, reviso minhas razões para estabelecer um objetivo. Para criar uma motivação extra para completar uma tarefa, reforço as razões pelas quais isso deve ser feito. Da mesma forma, muitas pessoas se recompensam por completar um trabalho.

6. Organize

Organização e gerenciamento de tempo estão vinculados. Acho que faço coisas importantes quando tenho todas as ferramentas de que preciso para realizar o trabalho.

O oposto da organização – caos, desordem, desorganização – geralmente leva a um trabalho ocupado. Se sua escrivaninha estiver empilhada, cada pedaço de papel diz “olhe para mim”. Você pode acabar fazendo muito trabalho sem nunca chegar às coisas importantes.

7. Delegado

Uma maneira de expandir seu tempo é fazer com que os outros o ajudem com isso. A chave para a delegação é entregar quaisquer tarefas que alguém possa fazer de forma significativamente mais rápida ou mais fácil do que você pode.

Se você está protestando que você não tem ninguém trabalhando diretamente para você para quem você pode delegar tarefas, não há problema. Considere delegar a um colega, um superior, um fornecedor ou até mesmo um cliente. Trate a delegação como rede: quem na sua rede seria o melhor para o trabalho?

Em alguns casos, você precisará investir na frente para treinar alguém para que ele possa assumir uma tarefa de você. As economias de longo prazo geralmente valem o tempo e os custos iniciais.

Depois da delegação, lembre-se de agradecer apropriadamente. Você pode pensar que as pessoas se ressentiriam de serem delegadas, mas exatamente o oposto é verdadeiro. As pessoas gostam de ser perguntadas, especialmente se é para fazer algo em que elas são boas.

8. Mestres truques de eficiência

O melhor truque que encontrei é “O poder do enquanto”. O que você pode fazer enquanto dirige? Enquanto você caminha? Enquanto você limpa? Enquanto você assiste TV? Eu sou um grande defensor de fitas de áudio e freqüentemente ouço fitas enquanto estou fazendo outra coisa.

Sendo uma pessoa techno, adoro todos os softwares da organização que me permitem manter meus contatos, listas de tarefas e compromissos. Eu também uso gadgets como celulares, e-mail sem fio e assistentes digitais pessoais. O bom uso da tecnologia pode economizar um tempo valioso.

9. Não há problema em dizer que não

Dizer “não” pode ser a ferramenta de tempo mais poderosa que você pode dominar. Quando alguém lhe pede para fazer algo, pergunte a si mesmo como isso é importante. Isso ajuda você a alcançar seus objetivos? Esta é uma tarefa em que você seria melhor do que a maioria das pessoas? Não procure sempre motivos para sair das coisas, mas seja estratégico quanto ao que você assume.

Isso não significa que eu sempre diga não quando solicitado a ajudar. Mas se eu disser não, eu sou sempre educado e diplomático, e tento sugerir a alguém que faria bem o trabalho.

10. Foco

Comprometer 100% de foco e concentração em uma tarefa por vez pode ser muito poderoso. Elimine distrações. Concentre-se na tarefa. Quando você está adequadamente organizado e preparado, quando sua energia e seu poder são altos, muitas vezes você pode concluir uma tarefa em 20% do tempo que levaria quando estivesse distraído ou aberto a interrupções.

11. Construa seu banco de eficiência

Alta eficiência não é possível se você não cuida de si mesmo. Coma direito, exercite-se, durma bem e beba moderadamente. Mamãe sabia melhor: todas as coisas que ela disse que eram boas para você, por acaso, também eram as melhores para a sua eficiência.

Eu também acredito que a meditação pode ser uma ótima maneira de construir sua eficiência. Pode ser meditação transcendental, Zen, ou apenas encontrar uma maneira de entrar em um estado relaxado que permita que você se concentre na tarefa que você tem que fazer. Não importa como você faz isso, recarregar suas baterias lhe dá o poder de fazer mais durante os momentos em que você precisa estar no seu melhor.

12. Cuide-se

Não é possível estar “ligado” o tempo todo. Aproveite o tempo que você precisa para cuidar de si mesmo – corpo e alma – para que você possa alcançar o máximo de eficiência quando precisar. Tenha uma lista de coisas que você gosta de fazer. Descubra quais atividades lhe dão energia e passe mais tempo fazendo isso. Isso lhe dará o poder e a energia para ser mais produtivo quando você voltar ao trabalho.

Finalmente, uma palavra de conselho. Se depois de ler até aqui você estiver se sentindo um pouco sobrecarregado, sugiro que volte para a Regra 1 e adicione paz (contentamento) à sua lista de metas. O gerenciamento de tempo não é sobre adicionar estresse; é sobre dar-lhe tempo para ser a pessoa que você realmente quer ser.